ডেটা এন্ট্রি প্রসেস – বিস্তারিত গাইড [২০২৩]

সাধারণত তথ্য সব ধরনের ইন্ডাস্ট্রির একটি প্রয়োজনীয় জিনিস। আর তাই বিশ্বের সব দেশের বিজনেস কোম্পানী এবং অর্গানাইজেশন গুলোতে ডেটা এন্ট্রি সার্ভিসগুলোর হাই-ডিমান্ড রয়েছে। এটি বিভিন্ন ইন্ডাস্ট্রির যে কোন কোম্পানীর চাহিদা অনুসারে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে সক্ষম। ঠিক এ কারণেই এটি বিশ্বের দ্রুত বর্ধনশীল বিজনেসগুলোর মধ্যে একটি।

ডেটা এন্ট্রি কি?

সহজ কথায় বলতে গেলে ডেটা এন্ট্রি হলো কোনো কোম্পানীর সিস্টেমে আলফাবেটিক, নিউমেরিক অথবা সিম্বলিক ডেটা ইনপুট করার জন্য ইকুইপমেন্টগুলি অপারেট করা। 

এই কাজ মূলত এমন সব এক্সপার্ট ডেটা এন্ট্রি অপারেটদের দ্বারা করা হয় যাদের ডেটা এন্ট্রি এবং ইন্ডাস্ট্রির বিষয়ে সম্পূণ্য জ্ঞান এবং অভিজ্ঞতা রয়েছে। কারণ বেশিরভাগ কোম্পানীগুলো মেডিকেল, ফিন্যান্সিয়াল, রিটেল, লিগ্যাল, এবং মেডিকেল ইন্ডাস্ট্রি থেকে ডেটা এন্ট্রি ওয়ার্কের আউটসোর্স করে থাকে। 

সাধারণত আউসোর্সিং এর কাজে নিয়োজিত কোম্পানীগুলো তাদের কর্মীদের ক্লান্তিকর কাজের সময় থেকে মুক্ত করে এবং সেইসাথে অধিক গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলোতে ফোকাস করতে এবং আরো প্রোডাক্টিভ হতে সাহায্য করে।

ডেটা এন্ট্রি স্পেশালিস্ট

যেহেতু বিভিন্ন ইন্ডাস্ট্রিগুলোতে ডেটা এন্টি সার্ভিস এর চাহিদা ব্যাপক, আর তাই সে অনুসারে প্রত্যেক ডেটা এন্ট্রি স্পেশালিস্টদের প্রত্যেকের দক্ষতাও পৃথক হয়ে থাকে। কারো ইংরেজিতে ভালো রিডিং এবং রাইটিং এর দক্ষতা রয়েছে। কারো টাইটিং স্পীড প্রতি মিনিটে ২০ থেকে ৩০ ওয়ার্ড (WPM)। আবার কেউ টেকনিক্যাল স্কিল এবং ভালো টাইপিং স্পীড অর্জনের কিছু বছরের অভিজ্ঞতা এবং প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত।

নিচে কিছু প্রকারের ডেটা এন্ট্রি সার্ভিস সম্পর্কে আলোচনা করা হলো যা আপনার বিজনেস ইনক্রেজ করতে আপনাকে সাহায্য করতে পারে।

ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি

সাধারণত ম্যানুয়ালি তৈরী করা ডকুমেন্ট গুলোকে ডিজিটাল প্ল্যাফর্মে কনভার্ট করার প্রক্রিয়াকে ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি বলা হয়। এটি ডেটা এন্ট্রির সবচেয়ে কমন এবং বেসিক কাজ। 

প্লেইন ডেটা এন্ট্রি

সাধারণভাবে পিডিএফ ডকুমেন্ট পড়া এবং এটিকে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে টাইপ করা প্লেইন ডেটা এন্ট্রির অর্ন্তভূক্ত।

ওয়ার্ড প্রসেসর অথবা টাইপিস্ট

এটি করতে মূলত লেটার, চার্ট, গ্রাফ, টেবিল ক্রিয়েশন, রিপোর্ট এবং মেইলিং লেবেলের ওপর দক্ষতা থাকা গুরুত্বপূর্ণ। টেকনিক্যাল সাইডে এই ধরনের কাজ বেশি হওয়ায় বেশিরভাগ এই বিষয়গুলোর ওপর প্রয়োজনীয় দক্ষতা অর্জনের জন্য প্রশিক্ষণ নিতে হয়। 

ডেটা ক্লিনিং

এর মাধ্যমে ডেটা এন্ট্রি স্পেশালিস্টরা ওয়ার্ড ফাইল বা এক্সেল স্প্রেডশিট যেমন ডেটাবেস থেকে ভুল তথ্য মুছে ফেলা বা সংশোধন করতে পারে।

অন্যান্য বেসিক টাইপিং জব

এই কাজ গুলোর ক্ষেত্রে মূলত ডেটা সহ এক্সেল স্প্রেডশিট সেলগুলো ফিল করার মতো দক্ষতা থাকলেই চলবে। কেননা, অন্যান্য বেসিক টাইপিং জবগুলোতে খুব বেশি টেকনিক্যাল স্কিলের প্রয়োজন পড়ে না।

অনলাইন ডেটা এন্ট্রি

যে কোনও ধরনের ডেটা এন্ট্রি যেমন রিসোর্স ফাইল সফটকপি ফরমেটে অথবা অনলাইন পোর্টাল বা ওয়েবসাইটের মাধ্যমে করা এগলো মূলত অনলাইন ডেটা এন্ট্রি এর অধীনেই করা হয়। 

অনলাইন ফর্ম ফিলিং

অনলাইনে ফর্ম পূরণ এর কাজটি সাধারণত একটু ঝামেলাজনক হয়ে থাকে। কেননা এক্ষেত্রে বিশাল পরিমাণ তথ্য দেওয়া হয় যা অনলাইন ফর্মটিতে ইন্টার করতে হয়। কখনও কখনও আবার এই তথ্যও দেওয়া হয় না, এটি ডেটা এন্ট্রি স্পেশালিস্টকে ইন্টারনেট সার্ফিং এর মাধ্যমে খুঁজে নিতে হয়।

অনলাইন সার্ভে

বিভিন্ন কোম্পানী গুলো তাদের নির্দিষ্ট প্রোডাক্টের ফিডব্যাক পাওয়ার ক্ষেত্রে অনলাইন সার্ভে জবগুলি ব্যবহার করে থাকে। যা তাদের কনজুমারদের চাহিদা অনুসারে সেরা প্রোডাক্টগুলি ইম্প্রুভ বা ডিজাইন করার ক্ষেত্রে সাহায্য করে থাকে।

অনলাইন ডেটা ক্যাপচারিং জব

এই কাজটি মূলত বিভিন্ন ধরনের ইন্টারনেট পাবলিকেশনস্ যেমন: ই-ম্যাগাজিন, ই-বুক, এবং অনলাইন কনটেন্টের অন্যান্য ফর্ম থেকে ডেটা ক্যাপচার করা।

ইমেইল প্রসেসিং

ইমেইল প্রসেসিং হচ্ছে সাধারণত ইমেইল প্রসেস করা, পড়া, কনটেন্ট বোঝা এবং লিস্ট তৈরী করা অথবা এটি একটি এক্সেল শীটে লিপিবদ্ধ করা। 

আপডেটিং ডেটাবেস

ডেটাবেস বলতে মূলত বিভিন্ন ইন্ডাস্ট্রির নাম, ফোন নম্বর, ইমেইল আইডি, ঠিকানা ইত্যাদি বোঝানো হয়ে থাকে। ডেটা এন্ট্রি স্পেশালিস্টরা এগুলো আপডেট করতে বা এগুলো নতুনভাবে তৈরী করতে সাহায্য করে থাকে।

মাইক্রো জবস

মাইক্রো জবস মূলত উপরিউল্লিখিত অন্যান্য ডেটা এন্ট্রি জবগুলোর তুলনায় নতুন।

ক্যাপচা এন্ট্রি

ডাটা এন্ট্রি জবে নিয়োজিত স্পেশালিস্টরা দিনে কয়েকশ ক্যাপচা সল্ভ করতে পারে। সাধারণত ক্যাপচা হ’ল একটি ক্ষেত্র পূরণের জন্য ব্যবহৃত টেক্সট, নাম্বার অথবা আলফানিউমেরিক ডেটাযুক্ত চিত্রবিশেষ।

কপি এ্যান্ড পেস্ট

এটি মূলত কোনো ফাইল থেকে ডেটা কপি করে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট অথবা এক্সেল স্প্রেডশীটে পেস্ট করা। এই ক্ষেত্রে টাইপিং স্পীডের প্রয়োজন হয় না, তবে কপি এবং পেস্টের জন্য ইংরেজীতে ভালো দক্ষতা থাকতে হবে।

ক্যাপশনিং

নিউজ চ্যানেলের মতো বেশিরভাগ মিডিয়া ইন্ডাস্ট্রি গুলোর জন্য ক্যাপশনিং অতীব গুরুত্বপূর্ণ। একটি ইমেজ অথবা নিউজ হেডলাইনের হেডিংস এবং ক্যাপশন লেখার ক্ষেত্রে এটি অসাধারণ একটি কাজ। এটি লেখার ক্ষেত্রে মিডিয়া ইন্ডাস্ট্রিগুলোর যথেষ্ট জ্ঞান এবং লেখার অভিজ্ঞতা থাকতে হবে।

ডেটা এন্ট্রি প্রসেস – বিস্তারিত গাইড

ডেটা ফরমেটিং

যদিও ডেটা ফরমেটিংয়ের ক্ষেত্রে টাইপিংয়ের খুব কমই প্রয়োজন পড়ে, তারপরও এটি সাধারণত ডেটা এন্ট্রি জব হিসেবে  বিবেচিত। মূলত ডেটা ফরমেটিং জবগুলো ইংরেজী এবং ব্যাকরণের জ্ঞান সম্পর্কিত।

রি-ফরমেটিং এ্যান্ড কারেকশন

এই ধরনের কাজের ক্ষেত্রে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট ফরমেটিংয়ের প্রতিটি নিয়ম যেমন:প্যারাগ্রাফ, ইনডেনশন এবং ফন্টগুলি সারিবদ্ধ করা এবং নাম, ইমেইল আইডি, ফোন নাম্বার ইত্যাদির সাহায্যে একটি দীর্ঘ ফর্ম ফর্ম্যাট করা ইত্যাদি বিষয়ে প্রয়োজনীয় দক্ষতা থাকা দরকার।

ফরমেটিং এ্যান্ড এডিটিং

বানানের এবং ব্যাকরণগত ত্রুটিগুলি সংশোধন করাই হচ্ছে এই জবের মূল কাজ। আর তাই এই জবের ক্ষেত্রে সম্পূর্ণ ডকুমেন্ট রি-ফরমেট করার জন্য ভালো এডিটিং স্কিল থাকতে হবে এবং পাশাপাশি ইংরেজিতে ভালো জ্ঞান থাকতে হবে।

কনভার্টিং ফাইলস

এই ধরনের ডেটা এন্ট্রি সার্ভিসগুলিতে সাধারণত ইমেজ অথবা অডিও ফাইলগুলোকে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে কনভার্ট করা হয়।

ইমেজ টু টেক্সট ডেটা এন্ট্রি

বেশিরভাগ ইমেজ টু টেক্সট ডেটা এন্ট্রি জবগুলোতে মেডিকেল ইন্ডাস্ট্রিগুলো থেকে আসে। কেননা এর মধ্যে এমন কিছু মেডিকেল পরিভাষা বিদ্যমান যা মানুষ খুব কমই বুঝতে পারে। এটি সাধারণত কোনও ওয়ার্ড ডকুমেন্টে লিখিত অনুচ্ছেদযুক্ত স্ক্রিনশটের আকারে আসে।

অডিও টু টেক্সট 

একটি অডিও ফাইল শোনার ক্ষেত্রে এবং এটিকে টেক্সট ফরমেটে রি-প্রোডিউস করার জন্য অথবা প্রতিটি সিঙ্গেল ওয়ার্ড বোঝার জন্য ইংরেজী ভাষার দক্ষতা প্রয়োজন।

ট্রান্সক্রিপশন

ট্রান্সক্রিবিং ডেটা এন্ট্রি জবের একটি কঠিন ফর্ম। এর কাজ হলো রেকর্ডেড শোনার সময় ডেটা টাইপ করা এবং প্রয়োজনীয় রিপোর্ট ও ডকুমেন্টগুলোতে ডেটা কপি করা। গ্রামার সম্পর্কে ভাল ধারণা এবং ভাল টাইপিং স্পীড এই কাজের ক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ট্রান্সক্রিপশনিস্টদের সাধারণত মেডিকেল ফার্ম, লিগ্যাল ফার্মগুলোতে চাহিদা থাকে। তবে এক্ষেত্রেও আনুষ্ঠানিক প্রশিক্ষণ প্রয়োজন।

মেডিকেল  ট্রান্সক্রিপশনিস্ট

মেডিকেল ট্রান্সক্রিপশনিস্টরা সবচেয়ে কমন। এই কাজের ক্ষেত্রে উন্নত মেডিকেল টার্মিনোলজীর সাথে পরিচিত হওয়া আবশ্যক এবং পাশাপাশি ভালো শ্রবণ ও শর্টহ্যান্ড রাইটিং স্কিল থাকতে হবে। ডেটা এন্ট্রি জবের অন্য সমস্ত ফর্মের মধ্যে এই ধরনের জবের মূল্য সবচেয়ে বেশি।

ডেটা এন্ট্রি প্রসেস – বিস্তারিত গাইড

ডাটা এন্ট্রি কীয়ার

একজন ডেটা এন্ট্রি কীয়ার এর ফর্মাল ট্রেইনিং এর কোনো প্রয়োজন হয় না। কেননা ইমপ্লয়ার তাদেরকে নিয়মিত ইন্সট্রাকশন সরবরাহ করে। ডেটা এন্ট্রি কীয়ার এর কাজ হ’ল কম্পিউটার সফ্টওয়্যার এ লাইসেন্স, চেক ইত্যাদি থেকে ডেটা ইন্টার করা। এবং ডেটা ইন্টারিং এর পর মিসিং ডেটা বা ভুলগুলো চেক করা হয়। 

ডেটা এন্ট্রি কীয়ার এর কাজগুলি মূলত অনলাইনের পরিবর্তে অফলাইনে হয়।

প্রোডাক্ট ক্যাটালগ ডেটা এন্ট্রি

কিছু কোম্পানীকে তাদের পণ্যের ডিটেইলস রেকর্ড করে রাখতে হয়। এক্ষেত্রে প্রোডাক্টের বিবরণসহ একটি ফর্ম্যাটে লিস্ট করতে হয়।

পে-রোল ডেটা এন্ট্রি অপারেটর

সাধারণত পে-রোল ডেটা এন্ট্রি সার্ভিসগুলি কিছু কোম্পানীকে সিস্টেমেটিক পদ্ধতি অনুসারে তাদের অ্যাকাউন্টিং এর কাজ গুলো রি-চেক এবং রেকর্ড করতে সাহায্য করে। এটি যে কোনও পছন্দসই ফরম্যাটে সমস্ত অ্যাকাউন্ট ক্লিয়ার করতে এবং অর্ডার পেতে সহায়তা করে।

ওয়েব-বেসড সিস্টেমে ডেটা ইন্টার করা

এই ধরনের ডেটা এন্ট্রি জবের ক্ষেত্রে সাধারণত লিগ্যাল ডিপার্টমেন্ট অথবা ইন্সুরেন্স ক্লেইম সংক্রান্ত ডকুমেন্টগুলো পড়া এবং এটি একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট বা এক্সেল স্প্রেডশীটে লেখা হয়। পাশাপাশি এটি অটোমোবাইল রেজিস্টেশন নাম্বার, মালিকের নাম, কনট্যাক্ট ডিটেইলস ইত্যাদির ক্ষেত্রেও করা হয়ে থাকে।

ডেটা এন্ট্রি ক্লার্কস

সাধারণত ডেটা এন্ট্রি ক্লার্কের কাজগুলি ডেটা এন্ট্রি কীয়ার এর মতোই। তারা খুব দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে একটি ডাটাবেসে ইনফরমেশন ইন্টার করে থাকে। এক্ষেত্রে সামান্য পার্থক্য আইডেন্টিফাই করার দক্ষতাও থাকা প্রয়োজন।

হসপিটালস

এই টাস্কটি মূলত পেশেন্ট নোট, হসপিটাল রেকর্ড, অ্যাক্সিডেন্ট রেকর্ড ইত্যাদির ডিটেইলসগুলো একটি এক্সেল স্প্রেডশীট অথবা LAN এ বিদ্যমান একটি বিশেষ ধরনের সফটওয়্যার এ ইন্টার করে থাকে।

মিউনিসিপল

এই কাজটি হলো বার্থ রেকর্ড, লিগ্যাল ডকুমেন্ট, টাউন রেকর্ড ইত্যাদি এর মতো মিউনিসিপল রেকর্ডগুলির ডিটেইলস ইন্টার করা।

রাইটিং জব

রাইটিং জব মূলত সাধারণ ডেটা এন্ট্রি জব এর তুলনায় অ্যাডভান্সড, তার কারণ এটি আপনি ব্লাইন্ডলি টাইপ করতে পারবেন না। 

কনটেন্ট রাইটিং

কনটেন্ট রাইটিং হচ্ছে বিভিন্ন দৈর্ঘ্যের আর্টিকেল লিখে সেগুলোকে ব্লগার অথবা কোনো সাইটের ওনারের কাছে তা সাবমিট করা।

প্রূফেডিং এ্যান্ড কপিরাইটিং

প্রুফেডিং গ্র্যামেটিক্যাল ইরোর এবং ফরমেট সংশোধন করে। অপরদিকে কপিরাইটিং কোনও বিজ্ঞাপনের জন্য কনটেন্ট ক্রিয়েট এর কাজ করে।

দীর্ঘদিন ধরে বিভিন্ন ইন্ডাস্ট্রিগুলো ডাটা এন্ট্রি এর আউটসোর্স করে আসছে। এটি মূলত তাদের কাজকে ত্বরান্বিত করতে এবং তাদের কর্মীদের প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানোর ক্ষেত্রে যথেষ্ট ভূমিকা রাখে। ডেটা এন্ট্রি দীর্ঘদিন যাবৎ দীর্ঘ পথ পাড়ি দিয়েছে। কেননা, এটি যে কোন পরিবর্তন মোকাবিলা করতে এবং যে কোন ইন্ডাস্ট্রির চাহিদা পূরণে সক্ষম।

ডেটা এন্ট্রি প্রসেস – বিস্তারিত গাইড